Quando falamos em automação de processos, pensamos em realizar tarefas operacionais de forma automática. No entanto, esse conceito vai muito além. Ele tem a ver com a transformação digital e com o uso de novas tecnologias, como a inteligência artificial, para disseminar a indústria 4.0.

Segundo o Dicionário Michaelis Online, a automatização é um "sistema constituído por dispositivos mecânicos ou eletrônicos, utilizados em fábricas e estabelecimentos comerciais, em instituições hospitalares e bancárias, etc., destinado à operacionalização e controle dos processos de produção, que dispensa a intervenção direta do homem".

Fica claro, portanto, que a automação dos processos ajuda a produzir mais com um custo menor. Ao mesmo tempo, também oferece melhorias na produtividade, eficiência e alcance de melhores resultados. Por que isso acontece? É o que vamos discutir neste post. Confira!

Afinal, o que é automação de processos?

Automatizar os processos significa deixar de executá-los de forma manual para realizá-los de maneira automática, por meio de máquinas, equipamentos, instrumentos, softwares e outros recursos. Geralmente, as atividades que sofrem essa transformação são as operacionais, a fim de que as equipes da empresa foquem as tarefas estratégicas.

Aqui, é preciso entender o que são processos organizacionais. O conceito dita uma sequência de atividades organizadas e ordenadas, com recursos, agentes e ferramentas determinadas. O propósito é executá-las para alcançar um objetivo específico.

Por exemplo, a venda de um sapato em uma loja de calçados. Nesse caso, as etapas seguidas pelo vendedor são:

• atendimento do cliente; 
• verificação do que ele deseja; 
• ida ao estoque para pegar o modelo esperado e outros similares;
• espera da experimentação pelo consumidor;
• repetição da operação até o cliente decidir pela compra ou desistir dela;
• recebimento do pedido;
• realização da solicitação de pagamento ao caixa;
• embalagem do sapato;
• despedida do comprador.

Dentro desse contexto, é possível automatizar o atendimento por meio da tecnologia para integrar sistemas e dados. Assim, quando o vendedor recebe o cliente, ele acessa um tablet e já verifica as opções de calçados disponíveis em estoque, a fim de reduzir a quantidade de movimentações pela loja e aumentar as possibilidades ao consumidor.

O cliente verifica os sapatos selecionados em uma imagem como se estivessem sendo calçados por ele, em tamanho real. Depois de escolher o par, o vendedor apresenta o item e fecha a solicitação, após confirmação da compra.

Como fica claro, a automação dos processos pode ser aplicada desde atividades mais simples até outras mais complexas. Pode, inclusive, auxiliar na personalização necessária na indústria 4.0.

Quais são os benefícios da automação de processos?

Um dos propósitos da automação é racionalizar e otimizar as tarefas que geram resultados para o negócio. Ao substituir atividades manuais por estratégicas — e garantir que as primeiras sejam realizadas por softwares —, você atinge a alta performance e tem uma equipe mais produtiva.

Ainda existem outros benefícios da automatização de processos. A seguir, listamos os principais.

Redução do tempo de produção

A união entre a tecnologia da informação e a gestão de negócios otimiza os resultados da empresa. A comunicação facilitada e a informatização das tarefas diminuem o tempo de produção. Com isso, as atividades são simplificadas.

Essa característica permite que as equipes otimizem seu potencial ao atentarem ao que é relevante, no sentido estratégico. Como consequência, há o melhor aproveitamento do capital humano.

Monitoramento de resultados

As informações geradas por sistemas e equipamentos são armazenadas em um banco de dados. Com a automação, a empresa identifica gargalos, descobre o que precisa melhorar e obtém informações para tomar melhores decisões.

Por exemplo, você sabe como andam o estoque, o financeiro, os números de vendas, o desempenho dos colaboradores e mais. Os dados são apresentados em forma de relatórios, que subsidiam o processo decisório.

Eles ainda contribuem para a elaboração do planejamento estratégico organizacional. Isso porque é possível reduzir erros para aumentar a competitividade do negócio.

Diminuição de atividades operacionais

A consequência direta da automação de processos é a redução das tarefas operacionais, devido à informatização das atividades. O aumento do compliance é um dos aspectos positivos que surgem dessa relação.

A partir dele, a empresa garante a adoção das melhores práticas. Da mesma forma, tem os dados armazenados para consulta posterior, sempre que necessário.

Ainda é possível citar a padronização. Além de evitar que a produção paralise no caso de um colaborador faltar, garante que as tarefas sejam cumpridas de acordo com um roteiro predefinido. Isso facilita tanto a entrada de novos colaboradores quanto o ajuste e a estruturação de processos por parte dos gestores.

O que a automação de processos altera na indústria?

A automação facilita as atividades — e entender isso é muito simples. Ainda assim, pode ser difícil compreender como ela é colocada em prática no dia a dia.

Já citamos um exemplo simples da venda de um calçado. Veja outras possibilidades dentro do contexto corporativo.

Rotas

Os softwares de automação de rotas já são usados por transportadoras e outras empresas especializadas. A ideia é apresentar o melhor trajeto, considerando tempo, trânsito, entregas a serem realizadas, pedágios e outros fatores.

Com esse recurso, é possível fazer o caminho mais eficiente, a fim de garantir o cumprimento dos prazos. Ao mesmo tempo, o cliente pode acompanhar o trajeto do motorista e/ou saber onde sua mercadoria está.

Ele sabe a previsão de entrega, quando o produto saiu para sua casa e até o momento exato da chegada. Nesse último caso, já se tornou possível coletar a assinatura digital do destinatário e até tirar uma foto do canhoto do recebimento.

Ouvidoria

A ouvidoria é responsável por receber reclamações e garantir a qualidade dos produtos e dos serviços. Além disso, mensura o nível alcançado no atendimento aos clientes e ajuda a resolver gargalos.

Esses benefícios apenas são conquistados se houver um sistema de automação. Com o software indicado, torna-se possível:

• registrar ocorrências, contatos e reclamações;
• encaminhar as situações para os setores responsáveis, a fim de responder aos problemas com rapidez;
• contabilizar o tempo de atendimento;
• controlar o período de resposta e cobrar uma solução, se necessário;
• medir o nível de satisfação dos clientes;
• receber feedbacks.

Tarefas

As atividades simples e, muitas vezes, burocráticas dificultam a rotina das empresas. A automação permite executá-las com rapidez. É o caso da emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e).

O sistema inteligente automatiza o processo ao coletar as informações necessárias e facilitar a emissão. A mesma prerrogativa pode ser usada para outras funções, como:

• geração de pedidos de vendas;
• solicitações de compra;
• separação dos itens ou dos insumos necessários no estoque.

Quando começar a automatizar os processos da sua empresa?

Quanto antes você começar o processo de informatização das atividades, melhores serão seus resultados. A ideia é essa. Mas é preciso avaliar a sua necessidade imediata, o retorno que terá e o investimento que precisará fazer.

Por isso, comece com um mapeamento de processos. Confira todas as atividades executadas, em qual ordenação são realizadas e se alguma delas já está automatizada. 

Entre aquelas ainda sem automação, veja quais impactam mais a qualidade da entrega ao cliente. Essa recomendação é feita porque são essas tarefas que, normalmente, trazem retorno mais rápido.

É o caso de contratar sistema de gestão empresarial (ERP). Ele centraliza os diferentes dados e gera relatórios com informações relevantes. Com isso, facilita as tomadas de decisão, além de:

• simplificar a emissão de NF-e;
• agilizar a compra de insumos ou de produtos;
• evitar a ausência de determinado item em estoque.

Conforme decidir pelas mudanças, atente ao monitoramento. Mensure os dados para ter certeza de que eles trazem resultados positivos. Acompanhe os indicadores de desempenho relevantes, como:

• produtividade;
• qualidade do atendimento;
• eficiência dos processos.

Por fim, documente as informações e crie integrações e protótipos. Simule telas que mostrem como ficarão os processos após a automação. Isso ajuda a assegurar que as atividades serão executadas conforme o esperado.

Integre ainda os bancos de dados e os sistemas usados. Assim, você terá os insights de que precisa sempre em mãos. Assim, os resultados obtidos estarão mais adequados à realidade da sua empresa.

Agora você entendeu que a automação de processos traz eficiência e ajuda sua empresa a conquistar vantagem competitiva. Apesar de ser um gasto, é um investimento que traz resultados em curto, médio e longo prazos.

Quer entender melhor como a automação contribui para sua empresa e para a adequação à transformação digital? Veja como conquistar a customização em massa na indústria.